Assim como as pessoas precisam fazer um check-up no consultório médico pelo menos uma vez por ano, as empresas também devem realizar rotineiramente uma verificação da saúde da entidade no México para sua subsidiária ou filial. Recomenda-se que você faça essas verificações anualmente. A contratação de auditores externos para analisar a situação de sua empresa após a constituição da empresa no México protege-a de penalidades imprevistas e gerencia o risco de não conformidade.
Principais conclusões
| Tipos de exames de saúde de entidades no México | Há dois tipos principais de verificações de integridade da entidade. Normalmente, eles se concentram na condição fiscal ou jurídica da empresa. |
| Razões para um exame de saúde da entidade no México | Permitir que os executivos saibam como os negócios estão sendo gerenciados Reduzir os riscos de penalidades e reputação negativa Reduzir os riscos de transação |
| Necessidade de exames de saúde da entidade no México | Não é uma necessidade legal em si, mas ajudará você a garantir a conformidade. |
| Quem realiza um exame de saúde da entidade no México | Isso deve ser feito por um auditor totalmente independente para garantir total neutralidade. O auditor também deve estar bem ciente da legislação societária mexicana. |
O que é um exame de saúde de entidade no México?
De modo geral, a verificação da integridade de uma entidade no México é uma avaliação geral dos elementos críticos da empresa. Essa verificação de integridade é frequentemente chamada de conformidade corporativa e conformidade fiscal e legal e faz parte da garantia da due diligence comercial.
Esse exame de saúde reflete o que, se for o caso, sua empresa precisa fazer para manter a conformidade com a legislação local. Às vezes, os diretores de uma empresa não conseguem avaliar com precisão o status geral de conformidade ou não possuem o conhecimento jurídico ou financeiro para entender seus requisitos de conformidade no México. Vale a pena contratar um auditor externo profissional para realizar essa análise em nome da empresa.
As verificações analisam todas as atividades fiscais, legais e outras atividades operacionais de uma empresa e levantam quaisquer discrepâncias ou problemas a serem corrigidos. Isso inclui:
- Avaliação do contexto comercial da empresa – há algum requisito específico que a empresa deva cumprir em relação ao seu setor ou atividade?
- Revisão de arquivos de registro, atas de reuniões e registros estatutários
- Avaliação de finanças, pagamentos de previdência social e outros impostos.
Quando devo fazer um exame de saúde da entidade para minha empresa?
É uma boa ideia fazer um exame de saúde da entidade rotineiramente, mas ele também é uma ferramenta útil para você:
- Demonstrar a possíveis parceiros e clientes que você está trabalhando em total conformidade com as regulamentações do México
- Verificar o status de uma empresa antes de adquiri-la ou fazer uma fusão com ela
- Solicitar um empréstimo ou outro tipo de financiamento.
Conformidade corporativa no México
A conformidade corporativa no México é dividida em várias áreas.
Objetivos comerciais: A empresa segue sua visão inicial e mantém suas políticas empresariais? A empresa deve seguir as estratégias e os planos estabelecidos em suas próprias políticas e constituição.
Conformidade legal: avaliação de contratos, livros corporativos, acordos de leasing, reuniões de acionistas, documentação de propriedade intelectual e outros documentos legais importantes.
Finanças e fluxo de caixa: A empresa deve fazer revisões regulares de suas finanças e contabilidade. Isso é essencial para a tomada de decisões dos diretores e membros do conselho. Os especialistas financeiros da empresa devem garantir que o fluxo de caixa atenda aos requisitos para gerar um fluxo de caixa positivo.
Recursos humanos: Para muitas empresas, as pessoas são seu ativo mais importante. Portanto, uma verificação detalhada da saúde da entidade também deve incluir um plano para o desenvolvimento ideal das práticas de recursos humanos para encontrar e gerenciar as melhores pessoas para administrar o negócio.
Requisitos de conformidade legal
Juntamente com a conformidade corporativa, uma empresa deve cumprir duas áreas principais que são vitais para o funcionamento adequado da empresa: conformidade legal e fiscal.
É fundamental revisar regularmente a atividade corporativa legal da empresa no México. A documentação que se enquadra nessa área de verificação da saúde de uma entidade no México inclui (mas não se limita a):
- contratos assinados com terceiros
- livros corporativos (incluindo atas e outras notas de reuniões de acionistas)
- locadores ou agências de aluguel
- contratos de propriedade intelectual ou registros de marcas comerciais.
No México, todas as empresas devem realizar uma assembleia geral de acionistas uma vez por ano. Para isso, todas as informações relativas ao aumento do capital social, à admissão de novos acionistas e a outros acordos firmados na assembleia devem ser declaradas e reconhecidas em cartório para cumprir as normas corporativas mexicanas.
Requisitos de conformidade fiscal
A revisão fiscal é, sem dúvida, a parte mais importante do exame de saúde da entidade no México. Ela inclui uma auditoria completa do quadro de conformidade da empresa com a instituição fiscal do México, o SAT (Sistema de Administracion Tributaria).
O SAT produz uma certificação de regularidade para uma empresa, chamada “Opinión Del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales”. Essa certificação confirma se a empresa está ou não em total conformidade com todas as contribuições fiscais obrigatórias no México. Se for o caso, ela descreverá quaisquer obrigações fiscais pendentes que a empresa não tenha cumprido.
Uma certificação negativa pode afetar a pontuação de crédito de uma empresa e resultar em visitas das autoridades fiscais, multas, sobretaxas e outras complicações.
Para a verificação da integridade da entidade fiscal no México, é importante ter em mente que, para qualquer atividade legal, como liquidação, dissolução e fusão, a empresa deve estar em total conformidade com suas obrigações fiscais para poder prosseguir.
Perguntas frequentes sobre um exame de saúde da entidade no México
1. Por que o senhor deve fazer um exame de saúde da entidade?
As principais vantagens da realização de uma verificação da integridade da entidade incluem:
Permitir que os executivos saibam como a empresa está sendo gerenciada
Reduzir os riscos de penalidades e reputação negativa
Reduzir os riscos de transação
2. Quais são as etapas de uma verificação de integridade da entidade?
A realização de uma verificação bem-sucedida da integridade da entidade envolve as três etapas principais a seguir:
1. Coleta de informações
Ao realizar uma verificação da integridade da entidade, será necessário coletar uma grande quantidade de informações. Isso incluirá a coleta de dados dos departamentos operacional, jurídico, contábil e administrativo de sua empresa.
Observe que uma prática recomendada que muitas empresas estão adotando é a criação de um departamento de conformidade ou auditoria, encarregado de centralizar informações importantes da empresa, o que facilita essa primeira etapa.
2. Validação das informações
Depois de coletadas, as informações passam por um processo de validação. Nessa etapa, um agente de verificação da integridade da entidade analisará todos os dados e documentos obtidos, fará referências cruzadas com fontes primárias, quando necessário, e procurará comprovar a veracidade de todos os registros que estão sendo auditados.
3. Manutenção de registros
Os registros de todos os documentos e avaliações feitos durante a verificação da integridade da entidade não só serão valiosos para serem apresentados às autoridades fiscais em caso de inspeção, mas também durante futuras verificações da integridade da entidade. Em alguns casos, manter esses registros é uma obrigação legal, devido às leis destinadas a evitar a lavagem de dinheiro.
3. O que acontece em uma verificação de integridade da entidade?
Em geral, a verificação da saúde da entidade inclui:
Avaliação das finanças, pagamentos de previdência social e outras obrigações fiscais
Exame e revisão dos contratos assinados com terceiros
Revisão dos livros societários e contábeis
Revisão das declarações mensais de impostos e dos demonstrativos fiscais
Revisão das próximas renovações de certificados e apólices
Preparação dos demonstrativos financeiros
Revisão dos balanços apresentados no encerramento do período fiscal
4. Quem pode realizar um exame de saúde da entidade no México?
Isso deve ser feito por um auditor totalmente independente para garantir total neutralidade e assegurar que tudo esteja de acordo com as autoridades.
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Você precisará se envolver com auditores experientes e confiáveis para realizar uma verificação abrangente da integridade da entidade no México para a sua empresa. A realização de verificações rotineiras de integridade e conformidade da entidade protege sua empresa e suas operações contra penalidades impostas por instituições governamentais
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