A função de um secretário corporativo é essencial em qualquer corporação. Esses profissionais têm vários talentos e desempenham várias funções, mas seu trabalho mais importante é garantir que a organização para a qual trabalham esteja em conformidade com a conformidade anual da entidade no Equador e com os requisitos estatutários de um determinado país ou jurisdição.
Eles estão presentes em todas as reuniões de alto nível e têm a tarefa de executar todas as decisões, resoluções e mudanças apresentadas pelo Conselho de Administração da corporação. Além disso, eles são parte integrante das questões de conformidade anual da entidade no Equador.
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Os secretários corporativos são profissionais treinados e conhecem as regras e os regulamentos que devem ser seguidos em uma determinada jurisdição, como o Equador. Cabe a eles observar o funcionamento da empresa para se protegerem contra infrações às regras e aos regulamentos. Se for constatada a ocorrência de atividade irregular ou ilícita na organização, o resultado poderá ser multas de dezenas de milhares ou até milhões de dólares. Uma forma de os secretários corporativos se protegerem contra essa infração regulamentar é realizar uma revisão anual de conformidade da entidade.
O Equador sempre teve regras de conformidade rigorosas para as empresas que operam em seu território. Cada setor (petróleo e gás, mineração, bancos, finanças corporativas etc.) terá seu próprio conjunto de regras, regulamentos e requisitos estatutários que as empresas devem cumprir.
Conformidade anual da entidade no Equador: Quais normas de conformidade as empresas devem seguir?
Em geral, todas as empresas, independentemente do setor, precisam estar em conformidade com o seguinte conjunto de regras e regulamentações.
Requisitos de conformidade financeira
Apresentação de demonstrações financeiras anuais.
A apresentação dos demonstrativos financeiros é importante para os acionistas, para que eles entendam a atividade econômica em que a empresa está envolvida. Os detalhes sobre quanto a empresa obteve de lucro geral, receita bruta versus receita líquida, despesas operacionais e similares também precisam ser comunicados aos acionistas nas assembleias anuais de acionistas. As informações financeiras também devem ser enviadas à autoridade fiscal equatoriana todos os anos.
Requisitos de conformidade corporativa
A conformidade anual da entidade no Equador exige que as seguintes questões sejam discutidas e resolvidas na reunião anual de acionistas de uma corporação:
Assembleia anual de acionistas:
Uma assembleia de acionistas deve ser convocada pelo menos uma vez por ano, dentro dos três primeiros meses do ano. O objetivo dessa reunião é aprovar as contas, os demonstrativos financeiros e a administração do representante legal.
Relatório anual de estratégia:
A administração da empresa tem a obrigação de apresentar aos acionistas um relatório anual de suas atividades e como elas se relacionam com as demonstrações financeiras da empresa.
Em outras palavras, eles devem explicar detalhadamente qual foi a estratégia financeira ao longo do ano, em todos os aspectos da empresa (trabalho, marketing, vendas etc.) Esse relatório é parte obrigatória da assembleia anual de acionistas. Depois disso, os acionistas devem aprovar o relatório.
Atualizar e manter os livros corporativos:
Parte da conformidade da pessoa jurídica é ter os livros corporativos atualizados.
Relatório de lucros e perdas:
Os acionistas devem ser informados sobre o desempenho financeiro da empresa no ano anterior. Os acionistas devem ser informados sobre qualquer nível de lucro (por exemplo, foi maior ou menor do que as previsões?) ou por que a empresa sofreu uma perda trimestral.
Divulgação de acionistas estrangeiros ou relatório UBO:
As normas de conformidade estipulam que o número de acionistas estrangeiros seja informado, bem como a quantidade de ações da empresa que eles possuem.
Todos os anos, antes de 31 de janeiro, a empresa deve fornecer os nomes, as nacionalidades e as informações de contato dos acionistas estrangeiros às autoridades governamentais competentes. Se um acionista for uma empresa estrangeira e não uma pessoa física, o nome, a nacionalidade e as informações de contato do representante do acionista institucional devem ser informados.
Relatórios para órgãos reguladores devem ser realizados para a conformidade anual da entidade: As normas e regulamentos de conformidade também estipulam que uma empresa precisa realizar as seguintes ações:
- Disponibilizar um relatório detalhando as discussões e decisões ratificadas na assembleia anual de acionistas
- Enviar todos os documentos de conformidade relevantes para a Superintendência
Estrutura da empresa:
Dependendo do tipo de estrutura da empresa (pública, de responsabilidade limitada, SAS, etc.), há requisitos adicionais que devem ser atendidos. É nesse ponto que o secretário corporativo se torna novamente essencial, pois será seu dever informar a gerência da empresa sobre os itens/ações adicionais que serão necessários para garantir a conformidade corporativa.
Perguntas comuns sobre conformidade legal de entidades no Equador
Com base em nossa ampla experiência, estas são as perguntas e dúvidas mais comuns de nossos clientes quando procuram operar no país
A seguir, as nomeações estatutárias mais comuns para as pessoas jurídicas equatorianas:- Um representante legal nomeado (“muitas vezes chamado de gerente geral”) que será pessoalmente responsável, tanto jurídica quanto financeiramente, pelo bom funcionamento e pela situação da empresa. Deve ser um cidadão local ou um estrangeiro com o direito de viver/trabalhar no país.- Um contador local certificado (CPA) registrado junto às autoridades em nome da empresa.- Um representante legal do acionista para cada acionista estrangeiro. Essa pessoa pode ser um cidadão local ou um estrangeiro com residência no Equador.
Sim, um endereço de escritório registrado ou endereço fiscal é necessário para todas as entidades no Equador para o recebimento de correspondência legal e visitas governamentais.
As empresas no Equador terão de declarar e pagar seu imposto de renda de acordo com o nono dígito da identificação fiscal (RUC) durante os meses de março e abril de cada ano, sob pena de multas por atraso na entrega.
A Assembleia Geral Ordinária de Acionistas deve ser realizada anualmente para resolver questões relativas às demonstrações financeiras do ano fiscal e aprovar o Relatório do Administrador, bem como outros relatórios de supervisão. O prazo para fazer isso é 31 de março no Equador.
Ao apresentar demonstrações financeiras no Equador, a empresa deve estar em conformidade com a entidade reguladora, que inclui os seguintes recursos:
Ata da Assembleia Geral Ordinária Universal de Acionistas referente às demonstrações financeiras
Balanço patrimonial anual
Demonstração de resultados
Relatório do gerente
Relatório do Comissário
Lista de administradores e acionistas
O prazo para apresentação das demonstrações financeiras no Equador é 30 de abril.
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