Para cualquier persona interesada en iniciar un negocio en Colombia o ya establecida en la cuarta economía más grande de América Latina, la externalización de nóminas puede ser una opción atractiva. Porque cuando eliges la externalización de nóminas en Colombia, entregas la gestión de los salarios y prestaciones de toda o parte de tu plantilla, reduciendo así significativamente tu carga administrativa interna y tus costes.
Puntos clave sobre la externalización de la nómina en Colombia
| Contratación | No forma parte de la externalización estándar de la nómina en Colombia, pero está disponible con los servicios de OEP |
| Conformidad | Tu outsourcing de nómina en Colombia se encargará de todo por ti |
| Apoyo jurídico | Proporcionado |
| Horas de trabajo | Hasta 8 horas diarias, seis días a la semana. La semana laboral es de 46 horas en 2024, 44 en 2025 |
| Salario mínimo mensual (2024) | COP$1.300.000 básico y COP$1.462.000 con subsidio de transporte (aprox. USD$300/330) |
¿Qué es la externalización de la nómina en Colombia?
La externalización de nóminas en Colombia consiste en subcontratar la gestión de las nóminas de todos o algunos de tus empleados a un proveedor externo. Eso significa que el proveedor supervisará el pago puntual de los salarios y de todas las demás prestaciones.
Como parte del acuerdo de servicios, un proveedor de externalización de nóminas en Colombia garantizará el cumplimiento de todas las normas locales, además de poder ofrecer asesoramiento continuo sobre los cambios normativos en el país que puedan afectar a tu empresa.
En un nivel básico, esto significa simplemente contratar a un tercero para que gestione los pagos puntualmente y garantice el cumplimiento. Sin embargo, puede que desees pasar a un servicio de Empleador registrado (EOR), que actúa como empleador legal por ti en el país.
Cuando la externalización de la nómina la proporciona un EOR en Colombia, puede incluirse como parte de un paquete más amplio de servicios, que incluye la contratación, la incorporación y la salida, y la redacción de contratos y otros documentos legales relacionados con el empleo.
Trabajar con una EOR puede ser especialmente atractivo para los inversores que necesitan trabajadores locales a corto plazo o a escala limitada, porque cuando contratas a través de una EOR, esos trabajadores son empleados oficialmente por la EOR, mientras que tú mantienes el control total sobre sus horarios y cargas de trabajo. Eso significa que puedes asegurarte una mano de obra local sin tener que establecer una empresa, sucursal o filial.
¿Cuáles son las ventajas de la externalización de la nómina en Colombia?
Las principales ventajas de la externalización de la nómina en Colombia incluyen:
- Conocimiento experto: La empresa que contrates para externalizar la nómina en Colombia estará formada por expertos locales en derecho y contabilidad con amplios conocimientos sobre las últimas novedades legislativas, así como sobre los cambios que podrían afectar a tu empresa.
- Cumplimiento garantizado: Si no cumples la legislación y las normas locales, puedes recibir sanciones y multas que podrían dañar la reputación de tu empresa o poner en peligro tus operaciones. Una empresa fiable te garantizará el cumplimiento de todas las normativas.
- Administración reducida: Cuando externalices tus nóminas, reducirás considerablemente tu carga administrativa, ya que sólo tendrás que hablar con la empresa de externalización de nóminas que hayas contratado.
- Soluciones tecnológicas: En el caso de que vayas a externalizar la nómina en Colombia, querrás que tu empresa te proporcione la tecnología de gestión de recursos humanos más novedosa, que te permita hacer un seguimiento exhaustivo del trabajo.
- Servicios adicionales: Si eliges un EOR en Colombia, podrá ayudarte con la contratación de nuevo personal, así como con la incorporación y la salida de ese personal. Al contratar a través de un EOR, también puedes evitar tener que establecer una entidad en el país si aún no la tienes.
Preguntas frecuentes sobre la externalización de la nómina en Colombia
¿Cómo ayuda la externalización de nóminas al cumplimiento normativo en Colombia?
La externalización de la nómina en Colombia puede ayudar significativamente al cumplimiento, garantizando que las empresas se adhieran a las leyes y normativas locales. He aquí cómo:
- Experiencia jurídica: Los proveedores de subcontratación ofrecen acceso a expertos locales muy versados en la legislación laboral, la normativa fiscal y los requisitos de información de Bolivia. Guían a las empresas a través de las complejidades de estas normativas.
- Precisión de cálculo: La externalización garantiza el cálculo exacto de sueldos, salarios y prestaciones, mitigando el riesgo de inexactitudes o incumplimiento de la normativa.
- Desembolsos puntuales: Los proveedores de servicios gestionan puntualmente los desembolsos salariales, las declaraciones fiscales y las cotizaciones a la Seguridad Social, evitando posibles sanciones.
- Cumplimiento de las políticas: Ayudan a formular políticas exhaustivas sobre permisos, indemnizaciones y otras cuestiones relacionadas con las nóminas, garantizando el cumplimiento de la normativa.
¿Puede la externalización de la nómina ahorrar costes a las empresas en Colombia?
Sí, aunque la externalización conlleva costes, puede ser más rentable que mantener un equipo interno de nóminas. El ahorro puede incluir la reducción de los costes de contratación, formación y funcionamiento.
¿Cómo pueden las empresas garantizar la seguridad de los datos al externalizar la nómina en Colombia?
Para garantizar la seguridad de los datos al externalizar la nómina en Colombia, sigue estas directrices:
- Opta por proveedores de confianza: Elige empresas de subcontratación de confianza, reconocidas por sus estrictas medidas de seguridad.
- Utiliza sistemas seguros: Asegúrate de que los proveedores emplean sistemas seguros para gestionar los datos sensibles de los empleados, reduciendo así el riesgo de infracción.
- Establecer acuerdos de confidencialidad: Establece acuerdos de confidencialidad explícitos con el socio subcontratado para salvaguardar la información confidencial.
- Realiza auditorías rutinarias: Revisa periódicamente los procesos de tratamiento de datos mediante auditorías para detectar y rectificar vulnerabilidades.
- Cumplir las normas reglamentarias: Garantizar el estricto cumplimiento de las leyes de protección de datos de Bolivia para mantener las obligaciones legales.
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En Biz Latin Hub, nuestro equipo multilingüe de especialistas en contabilidad y fiscalidad está bien equipado para ayudar a los inversores extranjeros con la externalización de nóminas en Colombia. Con nuestro conjunto completo de soluciones de back office, incluida la contratación y OEP, la constitución de empresas y los servicios jurídicos, podemos ser tu único punto de entrada en Colombia o en cualquiera de los otros 17 países de América Latina y el Caribe en los que estamos presentes.
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