Al igual que las personas necesitan un chequeo en la consulta del médico al menos una vez al año, las empresas también deben realizar de forma rutinaria un chequeo de la salud de su entidad en México para su filial o sucursal. Se recomienda realizar estas comprobaciones anualmente. Contratar auditores externos para revisar el estado de tu empresa después de constitución de la empresa en México la protege de sanciones imprevistas y gestiona el riesgo de incumplimiento.
Puntos clave
| Tipos de revisión médica de entidades en México | Existen dos tipos principales de comprobaciones de la salud de la entidad. Normalmente se centran en la situación fiscal o jurídica de la empresa. |
| Razones para una revisión médica de la entidad en México | Para que los directivos sepan cómo se gestiona la empresa Para reducir los riesgos de sanciones y de reputación negativa Para reducir los riesgos de transacción |
| Necesidad de los controles sanitarios de las entidades en México | No es una necesidad legal en sí misma, pero te ayudará a asegurarte de que cumples la normativa. |
| Quién realiza un chequeo de salud de la entidad en México | Debe realizarla un auditor totalmente independiente para garantizar una neutralidad total. El auditor también debe conocer bien el derecho de sociedades mexicano. |
¿Qué es un chequeo médico de entidad en México?
En términos generales, un chequeo de la salud de la entidad en México es una evaluación global de los elementos críticos de la empresa. Este chequeo suele denominarse cumplimiento corporativo y cumplimiento fiscal y legal, y forma parte de la garantía de la diligencia debida comercial.
Este chequeo refleja qué debe hacer tu empresa, si es que debe hacer algo, para seguir cumpliendo la legislación local. A veces, los directivos de una empresa no pueden evaluar con precisión el estado general de cumplimiento, o no poseen los conocimientos jurídicos o financieros necesarios para comprender sus requisitos de cumplimiento en México. Merece la pena contratar a un auditor externo profesional para que lleve a cabo esta revisión en nombre de la empresa.
Las comprobaciones revisan todas las actividades fiscales, legales y otras actividades operativas de una empresa, y plantean cualquier discrepancia o problema que deba remediarse. Esto incluye
- Evaluar el contexto comercial de la empresa: ¿existen requisitos específicos que la empresa deba cumplir en función de su sector o actividad?
- Revisar los expedientes registrales, las actas de las reuniones y los registros reglamentarios
- Evaluar las finanzas, los pagos a la Seguridad Social y otros impuestos.
¿Cuándo debo hacer un chequeo de la salud de mi empresa?
Es una buena idea hacerse un chequeo de la salud de la entidad de forma rutinaria, pero también es una herramienta útil para:
- Demostrar a socios y clientes potenciales que trabajas cumpliendo plenamente la normativa en México
- Comprobar la situación de una empresa antes de adquirirla o fusionarse con ella
- Solicitar un préstamo u otro tipo de financiación.
Cumplimiento corporativo en México
El cumplimiento corporativo en México se divide en varias áreas.
Objetivos empresariales: ¿Sigue la empresa su visión inicial y mantiene sus políticas empresariales? La empresa debe seguir las estrategias y planes establecidos en sus propias políticas y constitución.
Cumplimiento legal: evaluación de contratos, libros corporativos, acuerdos de arrendamiento, juntas de accionistas, documentación sobre propiedad intelectual y otros trámites legales clave.
Finanzas y tesorería: La empresa debe revisar periódicamente sus finanzas y su contabilidad. Son esenciales para la toma de decisiones de los directores y miembros del consejo. Los expertos financieros de la empresa deben asegurarse de que el flujo de caja cumple los requisitos para generar un flujo de caja positivo.
Recursos Humanos: Para muchas empresas, las personas son su activo más importante. Por tanto, un chequeo detallado de la salud de la entidad debe incluir también un plan de desarrollo óptimo de las prácticas de recursos humanos para encontrar y gestionar a las personas más adecuadas para dirigir la empresa.
Requisitos de cumplimiento legal
Junto con el cumplimiento corporativo, una empresa debe cumplir dos áreas principales que son vitales para el buen funcionamiento de la empresa: el cumplimiento legal y el cumplimiento fiscal.
Es crucial revisar regularmente la actividad corporativa legal de la empresa en México. La documentación que entraría en esta área de la revisión de la salud de una entidad en México incluye (pero no se limita a):
- contratos firmados con terceros
- los libros de la empresa (incluidas las actas y otras notas de las juntas de accionistas)
- arrendadores o agencias de alquiler
- acuerdos de propiedad intelectual o registros de marcas.
En México, todas las sociedades deben celebrar una asamblea ordinaria de accionistas una vez al año. Para ello, toda la información relativa al aumento del capital social, admisión de nuevos accionistas y demás acuerdos tomados en la asamblea deben constar y protocolizarse ante notario para cumplir con la normativa societaria mexicana.
Requisitos de cumplimiento fiscal
La revisión fiscal es posiblemente la parte más importante de la revisión de la salud de la entidad en México. Incluye una auditoría completa del cuadro de cumplimiento de la empresa con la institución tributaria en México,el SAT (Sistema de Administración Tributaria).
El SAT expide una certificación de buena reputación a una empresa, denominada “Opinión Del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales”. Esta certificación confirma si la empresa está o no en pleno cumplimiento de todas las contribuciones fiscales obligatorias en México. En su caso, señalará las obligaciones fiscales pendientes que la empresa no haya cumplido.
Una certificación negativa puede afectar a la puntuación crediticia de una empresa y dar lugar a visitas de las autoridades fiscales, multas, recargos y otras complicaciones.
Para la comprobación de la salud de la entidad fiscal en México, es importante tener en cuenta que para cualquier actividad legal como la liquidación, disolución y fusión, la empresa debe estar totalmente al corriente de sus obligaciones fiscales para poder proceder.
Preguntas frecuentes sobre el chequeo médico de una entidad en México
1. ¿Por qué debe someterse a un chequeo de salud de la entidad?
Las principales ventajas de realizar un chequeo de la salud de la entidad incluyen:
Permitir a los ejecutivos saber cómo se está gestionando la empresa
Reducir los riesgos de sanciones y de reputación negativa
Reducir los riesgos de transacción
2. ¿Qué pasos hay que seguir para realizar un chequeo de la salud de la entidad?
Llevar a cabo con éxito un chequeo de la salud de la entidad implica los siguientes 3 pasos clave:
1. Recopilación de información
Al llevar a cabo un chequeo de la salud de la entidad, habrá que recopilar una gran cantidad de información. Esto incluirá la recopilación de datos de los departamentos de operaciones, jurídico, contable y administrativo de su empresa.
Tenga en cuenta que una de las mejores prácticas que están adoptando muchas empresas es la creación de un departamento de cumplimiento o auditoría, encargado de centralizar la información importante de la empresa, lo que facilita este primer paso.
2. Validación de la información
Una vez recopilada, la información pasa por un proceso de validación. En este paso, un agente de verificación de la salud de la entidad revisará todos los datos y documentos obtenidos, los cotejará con fuentes primarias cuando sea necesario y, por lo demás, tratará de demostrar la veracidad de todos los registros auditados.
3. Conservación de registros
Los registros de todos los documentos y evaluaciones realizados durante el chequeo de la salud de su entidad no sólo serán valiosos para presentarlos a las autoridades fiscales en caso de inspección, sino también durante futuros chequeos de la salud de la entidad. En algunos casos, mantener dichos registros es una obligación legal, debido a las leyes diseñadas para prevenir el blanqueo de dinero.
3. ¿Qué ocurre en una comprobación de la salud de la entidad?
Generalmente, un chequeo de salud de la entidad incluye:
Evaluación de las finanzas, pagos a la seguridad social y otras obligaciones fiscales
Examen y revisión de los contratos firmados con terceros
Revisión de los libros corporativos y contables
Revisión de las declaraciones mensuales de impuestos y declaraciones fiscales
Revisión de las próximas renovaciones de certificados y pólizas
Preparación de los estados financieros
Revisión de los balances presentados al cierre del ejercicio fiscal
4. ¿Quién puede realizar una revisión médica de la entidad en México?
Debe realizarla un auditor totalmente independiente para garantizar una neutralidad total y asegurarse de que todo está de acuerdo con las autoridades.
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