En nuestra última sección de preguntas y respuestas, Luis Durán Jiménez, contador senior de Biz Latin Hub en Costa Rica, habla sobre la tercerización de nómina en Costa Rica y los beneficios de este servicio para su empresa.
Luis Rolando Durán Jiménez es un contador bilingüe (español/inglés) con más dieciocho años de experiencia y una especialización en impuestos del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica. A través de su carrera ha incursionado en diversos tipos de actividades económicas, principalmente en la rama de servicios profesionales, financieros, administrativos y el alquiler de bienes mobiliarios e inmobiliarios.
Desde 2018, se ha involucrado notoriamente en la expansión del conocimiento y alcance de su profesión y especialidad, publicando en Blogs, asesorando y capacitando colegas, impartiendo cursos y charlas dentro del propio Colegio y otras instituciones, así como participando en Comisiones de Trabajo gremiales y asistiendo a reuniones con autoridades fiscales del país.
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Biz Latin Hub: ¿Qué significa tercerización de nómina? Es encargar del proceso de nómina a un agente externo a la compañía. Existen dos formas de esta tercerización:
- Solamente procesamiento, en la cual el proveedor se limita a recibir la información de los empleados en nómina, los componentes salariales a incluir en el cálculo, calcular tanto salario bruto como neto, generar o procesar el pago correspondiente y por último reportar a las autoridades de seguro social e impuestos los salarios brutos devengados. Adicionalmente, se hace cálculo del expediente para futuras liquidaciones o terminaciones, pero no asume legalmente ningún tipo de compromiso frene al empleado en cuanto sus derechos laborales.
- Tomar el empleado como propio: En este caso, se llevan todas las labores operativas del punto anterior, pero se asumen todas las responsabilidades legales del empleador, en el caso de terminaciones o conflictos laborales.
Biz Latin Hub: ¿Qué aspectos debe tener en cuenta una empresa a la hora de elegir un proveedor de nóminas?
Los aspectos más importantes pasan por el campo de la experiencia y el conocimiento: un proveedor de este servicio con un equipo versado en materia laboral, cálculo de salarios y otros derechos, será de gran respaldo. Otras características deseables, serán el manejo de programas adecuados para procesamiento, contactos bancarios y profundidad del mismo equipo.
Biz Latin Hub: ¿Por qué las empresas deberían considerar la tercerización de nómina en Costa Rica?
Para inversionistas foráneos, el conocimiento de la materia local es clave y eso lo pueden brindar los especialistas locales. Conocer las particularidades costarricenses en material laboral puede tomar varios meses e incluso un par de años, por lo que es recomendable utilizar este servicio en cualquiera de las opciones antes mencionadas, para evitar contingencias futuras.
Biz Latin Hub: ¿Es rentable la tercerización de nómina?
Claro. Contratar un equipo competente en procesamiento de nómina puede tener un costo al menos 3 veces superior a la subcontratación de este servicio. Si además del procesamiento de nómina se van a contratar también los empleados bajo este mismo esquema, la protección que garantiza el conocimiento, evita las contingencias, no solo legales sino de flujo de efectivo, al proporcionar el cálculo de las correspondientes provisiones laborales. Para empresas locales, la disminución de la carga de trabajo de sus departamentos permitirá que los recursos y objetivos sean enfocados totalmente al crecimiento de la empresa y no a temas logísticos.
Biz Latin Hub: ¿Cuáles son las ventajas de la tercerización de nómina en Costa Rica?
Las principales ventajas de este esquema serían un mayor conocimiento del mercado laboral al contar con personal de experiencia suficiente y comprobada en cálculo de nómina, procesamiento acorde a la legislación, tanto en tiempo como en la aplicación y reporte de deducciones y otros temas impositivos, prevención de contingencias laborales y fiscales, relaciones bancarias que faciliten la interacción para apertura de cuenta y otros trámites bancarios (incluido el pago) y laborales con “terminología local”, respaldo en la representación para registros y consultas ante autoridades laborales, de seguridad social e impuestos.
Biz Latin Hub: ¿Cuáles son los riesgos asociados a la tercerización de nómina en Costa Rica?
Alguno de los riesgos apreciables son:
- No se efectúa el convenio adecuado, siendo un riesgo legal y un perjuicio para la empresa que no se cancelen los pagos o contrataciones en el tiempo debido.
- El agente externo carece de control o fiscalización en cuanto al personal del contratista.
- La vulnerabilidad y pérdida de control al compartir información sensible del negocio con un agente externo sin experiencia para manejar datos confidenciales.
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