Conscientes de la importancia que tiene asegurar a sus empleados mediante el Sistema de Seguridad Social colombiano, este artículo busca guiarle en el manejo de los pagos a empleados y otros beneficios para el personal de su empresa.
Seguridad Social en Colombia
Recordemos que, según la ley, todos los empleados y trabajadores en Colombia con ingresos totales mensuales iguales o mayores a un (1) salario mínimo legal vigente (SMLV) así como los trabajadores independientes y los pensionados deben estar afiliados al Régimen Contributivo y realizar aportes a la Seguridad Social. Ahora bien, el modo de realizar estos aportes dependerá del tipo de contrato de los empleados. Analicemos algunos escenarios que pueden presentarse en las diferentes organizaciones:
- Aportes a Seguridad Social en el salario integral:
Recordemos que se puede pactar un salario integral cuando este es superior a 10 salarios mínimos mensuales más un 30% correspondiente al denominado factor prestacional, por lo que un salario integral debe ser como mínimo equivalente a 13 salarios mínimos legales mensuales. En este caso, los aportes a Seguridad Social se deben realizar sobre el 70% del salario integral.
- Aportes a Seguridad Social de un trabajador con varios contratos:
Existen trabajadores que laboran para más de un empleador, de manera tal que devengan más de un salario, en este caso la regla general es que sobre todo salario se deben realizar los respectivos aportes a Seguridad Social, y todo empleador está en la obligación de afiliar al sistema de seguridad a sus trabajadores y no se pueden sustraer de dicha obligación argumentando que otra empresa ya los tiene afiliados, por lo que cada empleador debe realizar las respectivas cotizaciones sobre el salario pagado, dichas cotizaciones se deben realizar a la misma entidad a la que está afiliado el trabajador.
Cada empleador debe realizar los aportes a Seguridad Social sobre el salario que paga al trabajador. Esto también aplica para los trabajadores que además de tener un contrato de trabajo tienen un contrato de prestación de servicios, ya que por ese contrato de servicios se deben hacer los aportes a Seguridad Social que correspondan, según las reglas que le son aplicables a los trabajadores independientes.
- Aportes a Seguridad Social cuando se devenga menos de un salario mínimo:
De acuerdo con el Ministerio de Trabajo colombiano, tanto la celebración como el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los contratos de prestación de servicios estarán sujetos a la comprobación por parte del contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social de según la reglamentación definida por el Gobierno Nacional. De igual forma, tratándose de contratos de prestación de servicios, para la aplicación de la base de cotización es indispensable tener en cuenta si el contratista suscribió el contrato como persona jurídica o como persona natural. Si suscribió el contrato de prestación de servicios como persona jurídica, debe demostrar el pago de los aportes a la seguridad social de sus trabajadores en la misma forma que lo hace cualquier empleador, es decir que no se aplica la base del 40% del valor mensual del contrato. Pero si dicho contrato fue celebrado con una persona natural, ésta deberá acreditar dos cosas que pagó sus aportes propios liquidados con base de 40% sobre el valor mensual del contrato, y que pagó los aportes correspondientes a los trabajadores que vinculó laboralmente
- Aportes a Seguridad Social cuando se devenga menos de un salario mínimo:
En el caso de los trabajadores de medio tiempo, tal como los empleados de servicio doméstico o aquellos que trabajan por días, los aportes deben realizarse como si devengaran un salario mínimo, puesto que este monto es la base mínima sobre la que se puede aportar en salud y pensión. La parte faltante para completar el aporte mínimo debe ser asumida en forma proporcional tanto por el empleador como por el trabajador. Este procedimiento se deberá hacer en todos los casos en que el trabajador devengue menos de un salario mínimo, inclusive en aquellos casos en que el trabajador labore por días, por lo cual el trabajador deberá laborar un mínimo de días para poder cubrir lo que debe aportar por salud y pensión, excepto si cumple los requisitos del decreto 2616 de 2013 que crea periodos especiales de cotización cuando el trabajador dependiente labora menos de un mes.
En cuanto al pago de beneficios, también pueden presentarse varios escenarios, tales como los siguientes:
- Prestaciones por término del contrato laboral:
Se trata de las remuneraciones que recibirán los empleados como consecuencia de la finalización del contrato por parte de la empresa antes de la edad normal de jubilación y/o la terminación de dicha relación laboral por parte del empleado a cambio de dichas prestaciones. La empresa reconocerá un pasivo en el balance de situación por las prestaciones por anulación de contrato y un gasto en la cuenta de resultados cuando sea demostrable que se haya comprometido a rescindir dicho contrato de trabajo de uno o varios empleados antes de la fecha normal de jubilación, así como a pagar indemnizaciones como resultado de una oferta para incentivar la finalización de contrato de forma voluntaria por parte de los trabajadores.
- Retribuciones a largo plazo:
Además de las prestaciones por jubilación, de las prestaciones por terminación del contrato y de las prestaciones a compensar con instrumentos financieros de fondos propios, existen otras retribuciones a largo plazo, tales como:
- Las ausencias remuneradas a largo plazo, como pueden ser los años sabáticos.
- Los premios por antigüedad. Estos premios se conceden por el tiempo que uno o más empleados lleva vinculado a la empresa.
- Las prestaciones por invalidez permanente.
- La participación en beneficios o incentivos pagaderos a partir de los doce meses siguientes al cierre del ejercicio en el que los empleados han realizado la prestación de los servicios correspondientes.
- Las remuneraciones diferidas que se harán efectivas una vez transcurridos los doce meses del cierre del ejercicio en el que se han hecho acreedores de ellas.
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