El papel de un secretario de empresa es esencial en cualquier corporación. Estos profesionales son polifacéticos y llevan muchos sombreros, pero su trabajo más importante es asegurarse de que la organización para la que trabajan cumple con los requisitos reglamentarios y estatutarios de un determinado país o jurisdicción.
Están presentes en todas las reuniones de alto nivel y se encargan de ejecutar todas las decisiones, resoluciones y cambios propuestos por el Consejo de Administración de la empresa. Además, son parte integrante del cumplimiento anual de la entidad en Ecuador.
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Los secretarios de empresa son profesionales formados y conocedores de las normas y reglamentos que deben seguirse en una determinada jurisdicción como la de Ecuador. A ellos les corresponde observar el funcionamiento de la empresa para evitar que se infrinjan las normas y reglamentos. Si se descubre que la organización realiza actividades irregulares o ilícitas, el resultado podría ser multas de decenas de miles o incluso millones de dólares. Una de las formas en que los secretarios de empresa pueden defenderse de estas infracciones normativas es realizando una revisión anual del cumplimiento de la entidad.
Ecuador siempre ha tenido normas estrictas de cumplimiento para las empresas que operan en su territorio. Cada sector (petróleo y gas, minería, banca, finanzas corporativas, etc.) tendrá su propio conjunto de normas, reglamentos y requisitos legales que las empresas deben cumplir.
Cumplimiento anual de las entidades en Ecuador: ¿Qué normas de cumplimiento deben seguir las empresas?
En general, todas las empresas -independientemente del sector- están obligadas a cumplir el siguiente conjunto de normas y reglamentos.
Requisitos de cumplimiento financiero
Presentación de los estados financieros anuales.
La presentación de los estados financieros es importante para los accionistas, para que entiendan la actividad económica de la empresa. También es necesario comunicar a los accionistas, en las asambleas anuales, los detalles sobre los beneficios globales de la empresa, los ingresos brutos frente a los netos, los gastos de explotación, etc. La información financiera también debe enviarse a la autoridad fiscal ecuatoriana cada año.
Requisitos de cumplimiento de la empresa
El cumplimiento anual de las entidades en Ecuador requiere que los siguientes temas sean discutidos y resueltos en la asamblea anual de accionistas de una sociedad:
Junta anual de accionistas
Debe convocarse una junta de accionistas al menos una vez al año dentro de los tres primeros meses del año. El objetivo de esta junta es aprobar las cuentas, los estados financieros y la administración del representante legal.
Informe estratégico anual
La dirección de la empresa tiene la obligación de presentar a los accionistas un informe anual de sus actividades y su relación con los estados financieros de la empresa.
Es decir, deben explicar con detalle cuál ha sido la estrategia financiera a lo largo del año, en todos los aspectos de la empresa (laboral, marketing, ventas, etc.) Este informe es una parte obligatoria de la junta anual de accionistas. Después, los accionistas deben aprobar el informe.
Actualizar y mantener los libros corporativos
Parte del cumplimiento de la entidad legal es tener los libros corporativos al día.
Informe de pérdidas y ganancias
Los accionistas deben conocer los resultados financieros de la empresa en el último año. Los accionistas deben ser informados sobre cualquier nivel de beneficio (como por ejemplo, si fue superior o inferior a las previsiones) o por qué la empresa sufrió una pérdida trimestral.
Divulgación de accionistas extranjeros o informe UBO:
Las normas de cumplimiento estipulan que se informe del número de accionistas extranjeros, así como de la cantidad de acciones de la empresa que poseen.
Cada año, antes del 31 de enero, una empresa debe facilitar los nombres, nacionalidades e información de contacto de los accionistas extranjeros a las autoridades gubernamentales competentes. Si un accionista es una empresa extranjera y no un particular, debe comunicarse el nombre, la nacionalidad y la información de contacto del representante del accionista institucional.
Los informes a los organismos reguladores deben llevarse a cabo para el cumplimiento anual de la entidad: Las normas y reglamentos de cumplimiento también estipulan que una empresa debe llevar a cabo las siguientes acciones:
- Poner a disposición un informe detallando las discusiones y decisiones ratificadas en la asamblea anual de accionistas
- Remitir a la Superintendencia todos los documentos relevantes para el cumplimiento
Estructura de la empresa:
Dependiendo del tipo de estructura de la sociedad (pública, de responsabilidad limitada, SAS, etc.) existen requisitos adicionales que se deben cumplir. Aquí es donde el secretario corporativo nuevamente se vuelve esencial, ya que será su deber informar a la gerencia de la compañía sobre los puntos/acciones adicionales que serán necesarios para garantizar el cumplimiento corporativo.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento legal de las entidades en Ecuador
Basándonos en nuestra amplia experiencia, estas son las preguntas y dudas más comunes de nuestros clientes a la hora de operar en el país
Los siguientes son los nombramientos estatutarios más comunes para las personas jurídicas ecuatorianas:
– Un representante legal designado (“a menudo denominado Director General”) que será personalmente responsable, tanto jurídica como financieramente, del buen funcionamiento y la situación de la empresa. Debe ser un ciudadano local o un extranjero con derecho a vivir o trabajar en el país.
– Un contable local certificado (CPA) registrado ante las autoridades en nombre de la empresa.
– Un Representante Legal del Accionista por cada accionista extranjero. Esta persona puede ser un nacional local o un extranjero con residencia en Ecuador.
Sí, se requiere una Dirección Fiscal local registrada para todas las entidades en Ecuador para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales.
Las empresas en Ecuador deberán declarar y pagar su Impuesto a la Renta de acuerdo al noveno dígito del RUC durante los meses de marzo y abril de cada año, so pena de multas por presentación extemporánea.
La Junta General Ordinaria de Accionistas debe celebrarse anualmente para resolver lo relativo a los estados financieros del ejercicio, y aprobar el Informe del Administrador, así como otros informes de fiscalización. La fecha límite para hacerlo es el 31 de marzo en Ecuador.
Al presentar los estados financieros en Ecuador, una compañía debe cumplir con el ente regulador que incluye las siguientes características:
Acta de la Junta General Ordinaria Universal de Accionistas sobre los estados financieros
Balance General Anual
Estado de Resultados
Informe del Gerente
Informe del Comisario
Lista de administradores y accionistas
La fecha límite para presentar los estados financieros en Ecuador es el 30 de abril.
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